Sektor szkoleniowy
Wsparcie dla akredytowanych instytucji szkoleniowych, agencji szkoleniowych i akademii korporacyjnych we Włoszech: utrzymanie akredytacji regionalnej, obsługa i rozliczanie środków publicznych oraz funduszy międzybranżowych, certyfikacja kompetencji, Model 231, ochrona danych i systemy zarządzania jakością.
Wyzwania sektora
Wiarygodność prawna oraz ekonomiczno-finansowa, zdolności zarządcze, zaplecze lokalowe i kadrowe, osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy: nad wymogami trzeba czuwać codziennie, zgłaszać każdą zmianę siedziby lub funkcji i wykazywać ich spełnienie w trakcie kontroli, których możliwym wynikiem jest zawieszenie lub cofnięcie akredytacji.
Podmioty działające w kilku regionach funkcjonują w ramach różnych systemów akredytacji: inne wymogi, inne makrokategorie działań szkoleniowych, inne wymagane funkcje, terminy i tryby kontroli. To kilka zestawów dokumentacji, których spójność trzeba utrzymywać, nie mnożąc przy tym pracy tych samych osób.
Dzienniki zajęć, listy obecności, rejestrowanie zajęć zdalnych, karty czasu pracy wykładowców, dowody poniesienia wydatków: rozliczenie według kosztów rzeczywistych albo standardowych stawek jednostkowych obroni się tylko wtedy, gdy dane powstają poprawnie u źródła. Obniżenia dofinansowania, cofnięcia przyznanych środków i żądania zwrotu przychodzą również po latach.
EFS+ i programy regionalne, działania PNRR (włoskiego krajowego planu odbudowy) w fazie zamykania i kontroli, nabory oraz konta szkoleniowe międzybranżowych funduszy szkoleniowych: każdy kanał ma inne zasady kwalifikowalności, obowiązki informacyjno-promocyjne, zakaz podwójnego finansowania i reguły kumulacji, a wszystkie dotyczą tego samego projektu szkoleniowego.
Korzystanie z dotacji publicznych naraża instytucję na odpowiedzialność przewidzianą we włoskim D.Lgs. 231/2001: nienależne pobranie i wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, oszustwo kwalifikowane w celu uzyskania środków publicznych, oszustwo komputerowe i fałszowanie dokumentów elektronicznych, wybrane przestępstwa skarbowe oraz korupcja w relacjach z instytucjami finansującymi. Do sankcji zakazujących należą wykluczenie z dofinansowania i cofnięcie już przyznanych środków.
Dane identyfikacyjne, informacje o trudnej sytuacji lub niepełnosprawności uczestników z grup szczególnych, dzienniki, wyniki i zaświadczenia, nagrania zajęć i logi platform e-learningowych, relacje z firmami zlecającymi: role w zakresie ochrony danych wymagają ustalenia, a okresy przechowywania – uzgodnienia z obowiązkami rozliczeniowymi.
Obszary działania
Weryfikujemy wymogi obowiązującego systemu akredytacji, porządkujemy dokumentację akredytacyjną, wyjaśniamy zadania i zastępowalność osób odpowiedzialnych za procesy oraz przygotowujemy instytucję do kontroli dokumentacji i wizyt na miejscu, z jednym kalendarzem dla podmiotów akredytowanych w kilku regionach.
Mapujemy cykl od naboru do płatności końcowej: wniosek, uruchomienie, prowadzenie zajęć stacjonarnych i zdalnych, zmiany w projekcie, monitoring rzeczowy i finansowy, rozliczenie. Wprowadzamy kontrole w punktach, w których powstają uchybienia, oraz wskaźniki, które zarząd czyta co miesiąc.
Analizujemy przestępstwa źródłowe istotne dla podmiotu szkoleniowego, opracowujemy protokoły dotyczące projektowania szkoleń, wyboru wykładowców i dostawców, ewidencjonowania obecności oraz rozliczeń, a także wspieramy Organismo di Vigilanza i kanał zgłoszeń przewidziany we włoskim D.Lgs. 24/2023.
Budujemy plan weryfikacji na próbie, który odtwarza logikę kontroli pierwszego i drugiego stopnia: spójność dzienników, harmonogramów, zaświadczeń i wydatków, kompletność dowodów księgowych, udokumentowane działania korygujące. Uchybienie wykryte wcześniej można poprawić; wykryte później oznacza zwrot środków.
Ustalamy role wobec firm zlecających i instytucji finansujących, warunki umów z dostawcami platform, podstawy prawne przetwarzania danych uczestników i wykładowców, zasady przetwarzania danych małoletnich oraz szczególnych kategorii danych, przechowywanie dzienników i obsługę naruszeń.
Projektujemy system zarządzania na podstawie ISO 9001, a dla podmiotów oczekujących dedykowanego schematu – na podstawie ISO 21001 dla organizacji edukacyjnych albo ISO 29993 dla usług uczenia się pozaformalnego, ze wskaźnikami satysfakcji i efektów przydatnymi również w akredytacji i naborach.
Sprawdzamy platformy LMS, portale i narzędzia do wideokonferencji wykorzystywane w dydaktyce: dostępy i profile uprawnień, kopie zapasowe i odtwarzanie danych, procedury kontynuowania zajęć w razie incydentu informatycznego. Wyjaśniamy, jakie wymogi dostępności, przywoływane często również w regulaminach naborów, dotyczą konkretnej instytucji i świadczonej usługi.
Kształcenie zawodowe podlega podwójnemu ograniczeniu: jest usługą edukacyjną, ocenianą po efektach uczestników, i jest działalnością w znacznej mierze finansowaną ze środków publicznych, objętą zasadami dostępu, identyfikowalności i kontroli. Akredytowany podmiot ma więc do czynienia z dwoma zestawami wymogów: wymogami akredytacji, które uprawniają do działania, oraz wymogami każdego naboru, które regulują pojedynczy projekt.
Akredytacja należy do kompetencji regionów. Ramy krajowe, od włoskiego rozporządzenia ministra 166/2001 do Porozumienia Państwo-Regiony z 20 marca 2008 r. w sprawie standardów minimalnych, wyznaczyły grupy wymogów: wiarygodność prawną oraz ekonomiczno-finansową, zdolności zarządcze, zasoby lokalowe i kadrowe, skuteczność prowadzonych działań. Liczy się jednak system przyjęty przez region lub prowincję autonomiczną, w której podmiot działa, z własnymi makrokategoriami działań, wymaganymi funkcjami, terminami i trybami weryfikacji: to status, który trzeba utrzymywać i wykazywać podczas kontroli, a nie uprawnienie nabyte raz na zawsze. Wiele instytucji ma również akredytację w zakresie usług rynku pracy na podstawie włoskiego D.Lgs. 276/2003, co oznacza drugi zestaw wymogów, nad którymi trzeba czuwać.
Po stronie finansowania współistnieją kanały o różnej logice: EFS+, czyli Europejski Fundusz Społeczny Plus, i programy regionalne, działania PNRR – włoskiego krajowego planu odbudowy – w fazie zamykania i kontroli, a także nabory i konta szkoleniowe międzybranżowych funduszy szkoleniowych przewidzianych w art. 118 włoskiej ustawy 388/2000. Zmienia się sposób rozliczania, według kosztów rzeczywistych albo standardowych stawek jednostkowych, ale nie zmienia się istota wymagania: obecności, godziny, wykładowcy i wydatki muszą być identyfikowalne i spójne, a dokumentację trzeba przechowywać przez okres wymagany w danym programie. Kontrole pierwszego i drugiego stopnia mogą prowadzić do obniżenia dofinansowania, cofnięcia przyznanych środków i żądania ich zwrotu, także po latach.
Do tego dochodzi certyfikacja kompetencji uregulowana we włoskim D.Lgs. 13/2013, z regionalnymi wykazami kwalifikacji odniesionymi do włoskich krajowych ram kwalifikacji i do Atlante del lavoro e delle qualificazioni, czyli atlasu pracy i kwalifikacji. Osobnym rozdziałem są szkolenia obowiązkowe dla przedsiębiorstw: włoski D.Lgs. 81/2008 i Porozumienia Państwo-Regiony określają wymogi wobec wykładowców, formy prowadzenia zajęć i zasady dokumentowania, a obowiązujące treści trzeba sprawdzać w aktualnym porozumieniu, ponieważ ramy te były z czasem zmieniane.
Zaczynamy od rzeczywistych projektów, a nie od podręczników: od próby spraw zamkniętych i toczących się, otrzymanych protokołów kontroli, stwierdzonych uchybień i poniesionych obniżek dofinansowania. Z tego wyłaniają się miejsca, w których dane powstają błędnie – i tam właśnie warto działać.
Pierwsza praca to porządkowanie: jedna dokumentacja projektu dla wszystkich naborów oraz zawsze aktualna dokumentacja akredytacyjna. W cyklu zarządzania stosujemy techniki inżynierii procesów: wyraźny podział odpowiedzialności, kontrole wpisane w przepływ, a nie dołożone na końcu, wskaźniki godzin zrealizowanych, rezygnacji uczestników, czasów rozliczenia i otrzymanych uchybień.
Obszar dotacji publicznych jest sednem ryzyka. Za pomocą Modelu 231 przekładamy najbardziej narażone fazy na protokoły: kto projektuje szkolenie, kto zatwierdza obecności, kto podpisuje rozliczenie, jak wybierani są wykładowcy i dostawcy. Obok Modelu uruchamiamy weryfikacje na próbie prowadzone według tej samej logiki co kontrole zewnętrzne oraz systemy jakości, które służą certyfikacji ISO, a jednocześnie stanowią dowód w akredytacji i w naborach. Po stronie danych ustalamy role, podstawy prawne i okresy przechowywania między instytucją, firmami zlecającymi i dostawcami platform, uzgadniając ochronę danych z obowiązkami rozliczeniowymi.
Zakres ustalamy wspólnie: pojedynczy temat, taki jak uchybienie do usunięcia albo nowy system akredytacji do wdrożenia, okresowy nadzór nad obowiązkami albo wsparcie w okresach szczytowego obciążenia rozliczeniami. Decyzje pozostają przy ludziach w instytucji: my wnosimy wykładnię przepisów, metodę i zdolność wykonania, z rolami i terminami ustalonymi na starcie oraz działaniem proporcjonalnym do struktury.
Częste pytania
Odtwarzając najpierw to, o co zapyta kontrolujący: akt założycielski i zakres umocowań, sytuację ekonomiczno-finansową i prawidłowość rozliczeń składkowych, umowy i powołania osób odpowiedzialnych za procesy, życiorysy i kwalifikacje wykładowców, plany pomieszczeń oraz zgodność lokali i wyposażenia, dowody zrealizowanych działań i ich efektów. Na tej podstawie przeprowadzamy próbną weryfikację według tej samej siatki kryteriów, którą stosuje regionalny system akredytacji, zamykamy rozbieżności i zostawiamy instytucji dokumentację, którą da się aktualizować, tak aby kolejna kontrola nie oznaczała zaczynania od zera.
Oddzielając to, co wspólne, od tego, co lokalne. Budujemy jeden układ procedur, ról i zapisów, wyskalowany na najbardziej rygorystyczny wymóg spośród obowiązujących systemów, a na nim osadzamy załączniki właściwe dla każdego regionu, ze wspólnym kalendarzem terminów, odnowień i zgłoszeń zmian. Korzyść nie jest formalna: ludzie pracują na jednym zestawie dokumentów, a różnice pozostają tam, gdzie są potrzebne.
Dekret nie ustanawia progów wielkości: znaczenie ma natura podmiotu, ponieważ art. 1 wyłącza z zakresu stosowania państwo, jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty publiczne o charakterze niegospodarczym. Dla prywatnego podmiotu szkoleniowego obszar ryzyka wynika z samej działalności: przestępstwa dotyczące dotacji publicznych popełnia się w tych samych fazach, w których instytucja pracuje codziennie, czyli w projektowaniu szkoleń, ewidencjonowaniu obecności i rozliczaniu, a sankcje zakazujące uderzają właśnie w możliwość dalszego korzystania z finansowania. W małej strukturze Model jest zwięzły: kilka działań wrażliwych, krótkie protokoły dotyczące rozliczeń i relacji z instytucjami finansującymi, proporcjonalny Organismo di Vigilanza oraz przepływy informacji, które rzeczywiście działają.
Trzeba to oceniać w każdym przypadku odrębnie, a nie rozstrzygać rutynowo: decyduje to, kto ustala cele przetwarzania. Gdy firma zamawia szkolenie, aby wykonać własne obowiązki szkoleniowe, a instytucja je projektuje, prowadzi, poświadcza i rozlicza, każda ze stron działa z reguły jako samodzielny administrator dla własnych celów. W innych sytuacjach, gdy instytucja jedynie przetwarza dane na rzecz firmy, właściwe jest powierzenie przetwarzania w rozumieniu art. 28 RODO. Odtwarzamy rzeczywisty przepływ danych, kwalifikujemy role, aktualizujemy klauzule informacyjne i umowy oraz unikamy powtarzającego się błędu: podpisywania umowy powierzenia w każdym porozumieniu, niezależnie od tego, kto decyduje o celach.
Zależy od celu. ISO 9001 pozostaje podstawą i najczęściej właśnie do niej odwołują się nabory oraz regionalne systemy akredytacji, traktując ją w niektórych przypadkach jako alternatywę lub dopełnienie określonych wymogów akredytacyjnych: trzeba to sprawdzić w obowiązującym systemie. Kto chce zmierzyć się z tym, co jest specyficzne dla działalności szkoleniowej, może przyjąć ISO 21001, opracowaną dla organizacji edukacyjnych i skupioną na uczących się oraz ich efektach, albo ISO 29993 dla usług uczenia się pozaformalnego. ISO 9001 i ISO 21001 mają wspólną, ujednoliconą strukturę norm dotyczących systemów zarządzania i mogą zatem funkcjonować w jednej dokumentacji, z audytem zintegrowanym; ISO 29993, która określa wymagania wobec usługi, a nie wymagania systemu zarządzania, powinna zostać powiązana z istniejącym systemem, a nie na niego nałożona.
Powiązane usługi
Projektowanie, wdrażanie i utrzymywanie systemów zarządzania podlegających certyfikacji: ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 37001, 50001 oraz główne schematy branżowe i łańcucha dostaw.
Dowiedz się więcejModele organizacji, zarządzania i kontroli zgodne z włoskim dekretem ustawodawczym 231/2001, ocena ryzyka przestępstw źródłowych i wsparcie dla Organismo di Vigilanza (OdV).
Dowiedz się więcejDostosowanie do rozporządzenia (UE) 2016/679 i włoskiego Kodeksu ochrony danych osobowych: audyt, rejestr czynności przetwarzania, DPIA, polityki i szkolenia.
Dowiedz się więcejFunkcja audytu wewnętrznego w outsourcingu lub co-sourcingu: plany audytu oparte na ryzyku, testy mechanizmów kontrolnych i raportowanie do zarządu.
Dowiedz się więcejMapowanie, analiza i przeprojektowanie procesów biznesowych: eliminujemy marnotrawstwo, ograniczamy ryzyko operacyjne i przygotowujemy cyfryzację.
Dowiedz się więcejPorozmawiajmy
Prosimy opowiedzieć o priorytetach Państwa firmy: podczas pierwszego spotkania bez zobowiązań analizujemy sytuację i proponujemy konkretną ścieżkę, z terminami i mierzalnymi rezultatami.